20 Dicas Essenciais Sobre Prestação de Contas de Condomínios

Qual o melhor caminho para começar a prestação de contas de condomínios? Alem da honestidade e excelente convivência são imprescindíveis que você possa demonstrar a parte financeira  de forma transparente para que não haja problemas e desconfianças.

Elemento básico do processo de transparência, a prestação de contas do condomínio é obrigatório segundo artigo 1348 do Código Civil.
Fonte: https://www.jusbrasil.com.br/topicos/10644048/inciso-viii-do-artigo-1348-da-lei-n-10406-de-10-de-janeiro-de-2002

Faça aqui o download da:
Planilha de prestação de contas para síndicos.

É de responsabilidade do síndico organizar e esclarecer todas as contas de sua administração.

A única forma que existe para transferir essa responsabilidade de prestação de contas é a contratação de uma empresa que realiza serviços como Administradora de Condomínios.
Uma das mais tradicionais empresas de Administração de Condomínios de *Belo Horizonte é a:
Contrato Condomínios.
(*Verifique a melhor empresa da sua cidade).

Para você organizar uma apresentação que contenha todos os gastos e investimentos realizados anualmente é um processo que requer alguma preparação.

É importantíssimo a geração dos balancetes mensais da sua gestão a fim de que a prestação de contas do final do ano fique facilitada e mais transparente para os condôminos.

É importante você ter em mente que a reunião onde são apresentados os resultados de um ano inteiro pode ser complicada para todo mundo, quer seja o síndico ou os moradores.

Logo, faça o demonstrativo simplificado para melhor entendimento e um demonstrativo analítico para que os condôminos possam conferir conta por conta com mais tempo.

Nós elaboramos para você algumas orientações para auxiliá-lo na elaboração da prestação de contas do condomínio. Pode ter certeza que, ao final deste artigo, você e todos os moradores estarão satisfeitos com a prestação de contas do seu condomínio.

5 Ítens essenciais na prestação de contas completa do condomínio

prestação de contas de condomínios

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Relatório do Orçamento – Todo aquele orçamento que foi feito no início da sua gestão tem que ser revisado para comparar com o que foi feito durante a sua gestão. É aqui que você analisa o que foi gasto a mais e o que foi possível ser economizado. Quer dizer, você vai perceber a diferença do que foi realmente gasto e o que foi planejado anteriormente.
  2. Relatório de Receitas – Este item é, basicamente, dividido em duas partes: moradores adimplentes e inadimplentes. No caso dos condôminos inadimplentes, você deve acrescer algumas taxas por atraso na taxa de condomínio. Outros valores que entram neste relatório variam bastante, entre eles aluguéis dos espaços do condomínio e eventos. Jamais se esqueça das pastas e dos documentos originais que comprovam os valores apresentados.
  3. Relatório de Despesas– Este item pode ficar mais fácil, caso você faça uma divisão em três contas:
    -Fixas – folhas de pagamento, todos os contratos fixos, seguros, taxas administrativas, etc.
    -Variáveis – manutenção programada ou outras despesas que possuam variações dos valores mensais.
    -Extras – construções ou consertos extraordinários. É muito importante que você já coloque neste relatório os gastos emergenciais, para que você consiga acelerar o planejamento do orçamento da próxima administração.
  4. Balancete – Em um balancete, você encontrará o resumo dos gastos e arrecadações do seu condomínio. Além disso, também encontrará o saldo mensal e o saldo total.
    -Saldo mensal: aqui você irá calcular a diferença entre as despesas e a receita.
    -Saldo atual: o que o seu condomínio possui em caixa. Para saber quanto valor o seu condomínio tem em caixa, você deve apenas somar quanto o condomínio apresentava em caixa no mês anterior com o que possui no mês atual.
  5. Inadimplência – É extremamente importante que você divulgue essa informação de forma clara, pois ela pode trazer polêmicas, divulgue percentuais, valor das cotas, valores por unidades e atitudes adotadas para diminuição do índice.

Organização dos documentos da prestação de contas de condomínios

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Depois que você aprendeu sobre os documentos que devem estar em sua prestação de contas, é extremamente importante compreender melhor o modo certo de organizar estes dados. Todo condomínio guarda esta documentação em uma pasta.

Nesta pasta você deve colocar todos os documentos citados acima e, também, todos os comprovantes. Seja pela internet ou fisicamente, esta “pasta” não é nada mais que um repositório em que você pode encontrar todos os dados financeiros e documentos do que aconteceu em seu condomínio ao longo de todos os meses do ano.

Como este é um conteúdo bem complexo, o síndico deve deixar claro todas as informações nele contidas. Por isso, você deve dividir os dados de maneira bem organizada, deixando bem claro todas as divisões.

Outra questão fundamental é que você precisa deixar este documento disponível para todos os condôminos. O síndico e todos os membros do conselho possuem prioridade, porém todos os residentes do condomínio podem conferir o conteúdo da pasta.

Uma excelente forma de você organizar adequadamente todas as informações contidas na prestação de contas de condomínios é você criar uma planilha contendo o fluxo de caixa do condomínio.

Desse jeito, todos os meses você vai atualizando as receitas e pode compartilhar estas informações com os moradores do condomínio

Para facilitar a sua organização comece pelo balancete. Logo em seguida você coloca os gastos e os ganhos, e, finalmente, os inadimplentes.

Antes de começar cada passo, faça um resumo de tudo que consta nos registros do referido mês. Dessa forma, você vai facilitar a compreensão de todos que verificarem a pasta.

Preste bastante atenção: os gastos a mais, folhas de pagamento, entre outros documentos precisam constar na pasta dos referidos meses.

4 Dicas gerais de organização do condomínio

dicas condominio

  1. Todos os gastos do condomínio que devem estar separados em uma pasta;
  2. Todos os comprovantes da receita de seu condomínio;
  3. Atualizar todos os meses a planilha com todas os ganhos e perdas do seu condomínio;
  4. Deixar os registros e a planilha com o fluxo de caixa disponível para qualquer morador.

Qual a importante função do Conselho Fiscal com relação à Prestação de Contas?
O Conselho Fiscal foi criado com o intuito de checar todas as despesas feitas no decorrer do ano. Ele é formado por uma fração dos componentes da diretoria. Ele que faz a orientação acerca de todos os recursos utilizados.

Em geral, este conselho se reúne todos os meses para dar uma avaliada na pasta juntamente com o síndico. É muito importante deixar claro que, na prestação de contas de condomínios, a aprovação não é realizada pelo Conselho Fiscal.

Deixe claro para os condôminos, que os membros do Conselho Fiscal podem concordar ou não com o que foi mostrado nos documentos. A função do Conselho Fiscal é de auxiliar e assessorar na resolução dos inconvenientes que se referem ao condomínio.
Qual o modo correto de revelar a Prestação de Contas de um condomínio?
Após entender todos os passos que devem estar presentes na sua prestação de contas, você deve dar um passo à frente.

Mesmo que você tenha todas as informações corretas e completas, se você não as colocar de um modo acessível, você pode deixar muitas dúvidas e, principalmente, maus entendidos. Lembre-se que seguindo este passo a passo, você estará aumentando a sua credibilidade perante os condôminos.

5 Dicas de preparação para reuniões de condomínio

  1. Prepare-se antes da assembleia. Anote as informações mais importantes e as organize de forma que se encontrem disponíveis para os condôminos, caso algum deles fiquem com dúvidas. Tenha em mente que todas as dúvidas deles devem ser resolvidas.
  2. Elabore de forma mais simplificada e clara possível o material que será disponibilizado para os moradores. Lembre-se que a prestação de contas tem diversos dados, então é normal que muitos condôminos não consigam se lembrar de todas as informações transmitidas por você sendo imprescindível ter esses documentos.
  3. Se possível elabore uma apresentação com gráficos pois eles ajudam na compreensão. Use e abuse dos gráficos coloridos, faça a comparação de dados dos anos anteriores com o ano vigente. Esse documento não é obrigatório, porém é muito interessante e demonstra todo o seu interesse na transparência de todas as contas do condomínio.
  4. Sempre deixe claro todas as informações. É interessante separar as informações por classes, como: obras, gastos por mês, eventos, etc.
  5. As informações devem estar disponíveis para todos os condôminos. Caso considere fundamental revelar todos os gastos, inclua nos materiais que você vai entregar no começo da assembleia.
    Informações adicionais para os síndicos iniciantes
    Uma das partes mais importantes é o balancete. Mas, você sabe a diferença entre balancete e a prestação de contas? Descubra agora!

Os dois possuem muitas semelhanças, porém o balancete é um resumo com demonstrativo de todas as receitas, despesas e o fluxo de caixa. Já a prestação de contas de condomínios envolve toda parte financeira e documental sendo um item de entrega obrigatória pelo síndico.

Importante: os condôminos podem requisitar os extratos bancários e NF’s para comprovar todos os dados apresentados.

É muito importante deixar separado todos os documentos para que você consiga organizá-los da melhor forma possível. Se o condomínio tiver um escritório de contabilidade contratado, basta somente entregar os documentos e tudo estará resolvido.

6 Termos contábeis essenciais para prestação de contas de condomínios

  1. Receita: todo o lucro que seu condomínio adquire encaixa-se aqui. Como estamos falando sobre condomínios, podemos incluir aqui as taxas de condomínio, rateios para gastos extraordinários e outras fontes de renda que possam existir.
  2. Gastos: qualquer valor que o condomínio tenha que investir entra neste quesito. Incluindo o pagamento para os funcionários, manutenção dos espaços do condomínio, até aqueles gastos que não eram planejados.
  3. Resultado do Exercício: o valor completo dos lucros subtraído pelo total dos gastos ocorridos ao longo daquela gestão.
  4. Resultado Corrente: é o valor completo dos lucros menos o valor completo dos gastos, não incluindo os gastos e lucros extraordinários. Este resultado é essencial para fazer o planejamento do orçamento do ano seguinte.
  5. Resultado Transitado: são os valores acumulados do ano passado, isto, o somatório do saldo da Conta à Ordem, Conta Poupança Condomínio e Caixa, transitados do Exercício do ano anterior.
  6. Resultados a Transitar: são os valores do ano vigente mais o valor do transitado.

E se as contas não forem aprovadas, como proceder então?
Ainda que, após ordenar e revelar os dados, a sua prestação de contas de condomínios seja reprovada, verifique os pontos essenciais.

Em determinadas situações, é possível resolver a questão da reprovação em uma assembleia. Quando este é o caso, o síndico pode marcar outra data para a assembleia e, enquanto esta data não chega, ele vai apresentar os ajustes necessários.

Se a divergência persistir, então é preciso conferir o que consta na “Convenção do Condomínio”. O que ocorre nestes casos, em geral, deve ser verificado no Conselho Fiscal.

Pode haver uma ação judicial, caso o desentendimento entre o síndico e quem reclamou continue.